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Der Landmaschinenhersteller Claas beschäftigt sich schon seit einigen Jahren mit Terminologiemanagement. Nun arbeitet das Unternehmen mit einer Sprachprüfungssoftware, um Benennungen über alle Kommunikationswege hinweg konsistent zu verwenden.

Der Autor: Frank Zscheile, Journalist, München

Rund 1000 Seiten umfasst die Betriebsanleitung eines Lexion 780 von Claas, des wohl leistungsstärksten Mähdreschers der Welt; sein Reparaturhandbuch zählt weitere 2000 Seiten. Alle Begriffe, die Kunden dort nachschlagen, sollten sie eigentlich auch im Verkaufsprospekt und sämtlichen weiteren Unterlagen von Claas wörtlich so wiederfinden.
Bis vor kurzem war dies nicht zwangsläufig der Fall. Immer wieder erhielt der Kundendienst Anfragen zu Produkten oder Komponenten, die so zwar in den Marketingunterlagen standen, nicht jedoch in der Ersatzteilliste. Aus diesem Grund beschäftigt sich das Unternehmen seit einigen Jahren mit Terminologiemanagement. Ausgangspunkt war die Tatsache, dass Claas seine Exportaktivitäten in den letzten 20 Jahren massiv ausgebaut hat. Ausgangstexte entstehen mittlerweile in den drei Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch und müssen in über 30 Sprachen übersetzt werden. Für korrekte Übersetzungen ist eine konsistent angewandte Terminologie in der Ausgangssprache elementar.
Das Thema Terminologiemanagement besitzt bei Claas einen hohen Stellenwert. Ute Rummel aus der Abteilung Corporate R&D Engineering Standards & Processes fungiert als zentrale Terminologiemanagerin im Konzern. Die studierte Maschinenbauingenieurin bereitete zusammen mit dem Leiter des Terminologieprojekts Olaf Rehders die Einführung der Sprachprüfungssoftware des Herstellers Acrolinx vor. Dazu wurden Terminologiequellen gesucht und bereinigt und dann die Terminologiedatenbank aufgebaut. Die Sprachprüfung wurde zuerst für Benutzer in der Technischen Dokumentation eingeführt. Im weltweiten Claas-Intranet ist Terminologie über ein Suchfeld recherchierbar, den „Term Browser“.
Das Terminologieteam unter Ute Rummels Leitung besteht aus Vertretern der drei Terminologiekreise Marketing, Technische Dokumentation und Engineering. Gemeinschaftlich entschied man sich für die Acrolinx-Software. „Damit können wir sowohl Stil als auch Grammatik und Rechtschreibung prüfen“, erklärt Ute Rummel. Auf den „Term Browser“ kann jeder zugreifen, der mit der Unternehmenssprache zu tun hat.
Software leitet zum standardisierten Schreiben an
Seit gut zwei Jahren nun nutzen die Anwender aus der Technischen Dokumentation die Software für das Prüfen von Rechtschreibung, Grammatik, Terminologie und Stil. Die Sprachprüfung ist dort als Plug-in im FrameMaker-Editor des Redaktionssystems TIM-RS von Fischer Computertechnik installiert. „Für unsere Redakteure ist das System hervorragend, weil es sie zum standardisierten Schreiben anleitet“, erklärt Eva-Maria Rode, Mitarbeiterin der Technischen Dokumentation. „Anhand der Stilregeln können wir festmachen, wie eine Betriebsanleitung in der Ausgangssprache klingen soll. Wir erhalten dadurch im Endeffekt auch günstigere Übersetzungen, da wir immer gleiche, sich wiederholende Satzstrukturen liefern können. Für das Übersetzungsmanagement ist dies der Schlüssel zur Einsparung.“ Im ersten Schritt erhält die Übersetzungsagentur von der Technischen Dokumentation die geprüften Texte und kann diese besser übersetzen. Geplant ist, dass der Dienstleister perspektivisch auch direkten Zugang zur Terminologiedatenbank hat.
Weitere Anwender der Sprachprüfung sitzen im Corporate Marketing des Landmaschinenherstellers, das rund 50 Beschäftigte zählt. Das Team um Sarah Peitzmann, die den Terminologiekreis Marketing koordiniert, ist unter anderem verantwortlich für die Produktion von Broschüren und deren Übersetzung. Acrolinx wird dort bisher vorrangig für die zentrale Pflege der Claas-Produktnamen und deren Definition genutzt.
Begriffssuche im Intranet findet Zulauf
Die Sprachprüfung, mit der technische Redakteure komplette Sätze auf Rechtschreibung, Grammatik, Terminologie und Stil kontrollieren können, ist die eine Seite der Medaille. Hinzu kommt die für alle nutzbare dreisprachige Begriffssuche über den „Term Browser“ im Intranet. Dort können die Beschäftigten Definitionen von Begriffen nachschlagen und erhalten gleichzeitig umfangreiche Kontextinformationen. Zugriff auf dieses so genannte Claas-Glossary sollen perspektivisch außerdem Partnerunternehmen mit entsprechender Zugangsberechtigung erhalten, beispielsweise Händler.
„Schon unmittelbar nach Freischaltung des Tools waren einige 100 Klicks zu registrieren“, sagt Ute Rummel. Dies zeigt, wie groß die Unsicherheit in Bezug auf richtige Schreibweisen innerhalb der weltweiten Belegschaft bislang war und in welchem Umfang die neue Software hier für Orientierung sorgt. So spricht ganz Claas eine verständlichere Sprache. Kleinste Einzelteile sind über alle Textmaterialien hinweg einheitlich benannt. Das Unternehmen spart Ressourcen dadurch, dass nicht mehr tausende Beschäftigte immer wieder nach den Schreibweisen von Benennungen suchen. I
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