Mopieren statt Kopieren

Der Autor Gerhard Pfäffle ist Marketing Manager Commercial Hardcopy bei Hewlett-Packard, Deutschland

Amerikanischen Studien zufolge nimmt der Anteil der gedruckten Informationen kontinuierlich ab. Wurden 1994 noch gut 80 Prozent aller Informationen auf Papier erstellt, werden es 2004 nur noch rund 30 Prozent sein. Dennoch wird das Papiervolumen in den Büros aufgrund stärker steigender Datenmengen weiter ansteigen, da diese Daten erfasst gesammelt, verteilt und archiviert werden müssen. In Unternehmen verdoppelt sich nämlich das zu verarbeitende Informationsvolumen alle drei bis sieben Jahre.

Um im Zeitalter von E-Mail, Datenbanken, Internet und anderen Netzwerken nicht gänzlich von der Datenflut überrollt zu werden, sollten Betriebe traditionelle Arbeitsprozesse regelmäßig überdenken und ihre Büroabläufe auf intelligente Weise rationalisieren. Dabei sind Scanner und Drucker in die IT-Infrastruktur zu integrieren, die Daten über Netzwerke zu verteilen. Genau diesen Anforderungen entspricht die Strategie „Digital Workplace“ von Hewlett-Packard, ein effizientes Workflow-Modell für die bedarfsgerechte Verteilung von Informationen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Informationen auf Papier oder digital, in Farbe oder schwarz-weiß vorliegen.

Je nach Branche verbringen Ingenieure, Techniker, Bankkaufleute oder Sekretärinnen gegenwärtig 30 bis 60 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Erstellen ihrer Texte, Konzepte, Entwürfe, Kalkulationen usw. am PC, mit Drucken, Kopieren und Verteilen dieser Ergebnisse.

Doch 40 Prozent der Zeit, die ein Mitarbeiter aufwendet, um ein Dokument zu vervielfältigen, könnte eingespart werden:

– der Weg zum nächsten Drucker ist meist viel kürzer als zum Kopierer; keine Warteschlange vor dem Kopierer

n ein fortschrittlicher Drucker arbeitet nicht nur zuverlässig, sondern meldet dem Benutzer auch den aktuellen Status. Wege zu einem belegten oder defekten Gerät unterbleiben

n auch bei der Technik geht es effizienter: Die Wartungskosten eines Druckers sind deutlich geringer als die vergleichbarer Abteilungskopierer. Einer amerikanischen Untersuchung nach rufen Firmen den Kundendienst bei Bürokopierern im Schnitt einmal im Monat, während er für HP LaserJets weniger als einmal im Jahr benötigt wird

Das HP-Konzept des „Digital Workplace“ ermöglicht es Firmen darüber hinaus, weitere Kosten zu sparen. Dieses Workflow-Modell optimiert die Arbeitsabläufe und steigert so die Produktivität. Die Elemente Mopieren, Digital Sending und Distribute-and-Print gewährleisten einen einfachen Informationsfluss zwischen Papier und digitalen Daten. Damit werden die vorhandenen Ressourcen in den Abteilungen besser genutzt. Dokumente stehen ohne Zeitverzug dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden. Der entscheidende Vorteil des „Digital Workplace“ ist, dass der Anwender je nach Bedarf das passende Element dieses Konzeptes nutzt, und so nicht länger durch einseitig ausgerichtete Technik in seinem Arbeitsablauf eingeschränkt ist.

Mopieren ist die Fortsetzung des Druckens im Netzwerk mit verbesserten Mitteln. Ein Mopier ist ein Hochleistungsdrucker mit digitaler Kopierfunktion. Der HP Mopier 320 z.B. druckt beidseitig, heftet und sortiert. Statt einer Kopie erhält der Anwender immer hochwertige Originale in Laserdruckqualität. Bei Bedarf kopiert er über ein Vorlagenglas Dokumente bis zu DIN A3. Mopies (Multiple Original Prints) erstellt der Anwender direkt vom Schreibtisch aus und holt sie sich bei Gelegenheit ab. Ein Mopier kann traditionelle Abteilungskopierer komplett ersetzen. Zugleich ist er auch als Netzwerkdrucker einsetzbar.

Die operationalen Kosten sind gering, da sich der Mopier über HP JetDirect Print-Server und die Drucker-Managementsoftware HP JetAdmin einfach in ein Netzwerk einbinden und verwalten lässt.

Im Anschaffungspreis ist ein Mopier bei gleicher Ausgabegeschwindigkeit etwa vergleichbar mit einem digitalen Kopierer, meist sogar günstiger.

Durch die Anbindung an ein Netzwerk bietet der Mopier jedoch die entscheidenden Vorteile:

– einfache Geräteverwaltung

– problemloses Einbinden in die unterschiedlichen Betriebssysteme und Netzwerke

– permanente Statusmeldungen an den Anwender

– wesentlich geringerer Seitenpreis gegenüber einem digitalen Kopierer bei Berücksichtigung aller Kosten, einschließlich der Netzwerkverwaltung und der Betreuung

Weitere Einsparungen ergeben sich durch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten eines Mopierers: In aller Regel entfallen zusätzliche Anschaffungskosten für Hardware, denn ein Mopier kann neben dem Kopierer auch den Laserdrucker ersetzen. Vom Mopieren ist es nicht weit zu Distribute-and-Print. An einem Ort zu drucken und das Ergebnis per Post zu verschicken ist teuer und zeitraubend. Oft ist es sinnvoller, Dokumente über E-Mail, Intranet oder Internet zu verteilen. Der Empfänger kann dann entscheiden, ob und wann er das digitale Dokument ausdruckt oder nicht. So sparen Unternehmen weitere Kosten, erhöhen die Kommunikationsgeschwindigkeit und entlasten zugleich die Umwelt.

Eine völlig neue Form der Verteilung von Papierdokumenten bietet der HP 9100C Digital Sender. Er ermöglicht den schnellen und einfachen Versand von Dokumenten sowohl per E-Mail als auch per Fax und übernimmt so Aufgaben, die heute noch Faxgeräte, Kopierer und Mitarbeiter mit einem wesentlich höheren Zeitaufwand erledigen. Das Gerät digitalisiert farbige und schwarz-weiße Papiervorlagen und schickt diese automatisch an jede beliebige E-Mail- oder Fax-Adresse. Damit stehen Informationen und Dokumente schneller als bislang an allen Standorten zur Verfügung; Arbeitsprozesse werden beschleunigt. Der Empfänger entscheidet, ob er die Informationen digital verwendet oder ausdruckt. Dies erhöht die Produktivität in Unternehmen und senkt gleichzeitig die Kosten für die Verteilung von Dokumenten. In der Entwicklung zum „Digital Workplace“ und insbesondere bei den Mopierern steckt noch ein großes Potenzial – nicht jeder hat diese neuen Möglichkeiten bereits erkannt. Wie eine Umfrage von Dataquest in deutschen Unternehmen ergab, druckte die Mehrheit der Befragten selbst bei einem zweiseitigen Textdokument erst das Original aus, um es anschließend für eine Zweitausfertigung zu kopieren. Doch das könnte sich bald ändern.

Zwölf HP Mopierer unterstützen die Berliner Stadtreinigungsbetriebe (BSR) auf ihrem Weg vom öffentlichen Dienst hin zu einem rentabel arbeitenden Wirtschaftsunternehmen. Die BSR hat die Geräte angeschafft, um die Arbeitsprozesse in der Verwaltung zu optimieren und Kosten einzusparen. Klaus Schmidt, DV-Koordinator für den Einkauf, bringt es auf den Punkt: „Die HP Mopierer sind das, was wir uns gewünscht haben.“ Mit der Einführung von SAP/R3 entschied sich die BSR für eine einheitliche Drucklösung. Die HP Mopierer arbeiten als zentrale Abteilungsdrucker für große Druckvolumen und übernehmen zudem das Kopieren, wenn es notwendig ist. Schmidt hat für die HP Geräte ein auf den ersten Blick eher ungewöhnliches Lob: „Ich schätze an den HP Mopierern vor allem, dass sie unauffällig sind, sie arbeiten leise sowie störungsfrei und sind leicht zu handhaben.“

Ausführliche Informationen

HP-Hochleistungsdrucker

KEM 445

HP Mopierer

KEM 446

HP Digital Sender

KEM 447

Internet