Firmen im Artikel
Inhaltsverzeichnis
1. Inventar, Geräte und Fristen – den Überblick behalten
2. Vorbereitung und Planung
3. Genaue Dokumentation der Prüfungen und Wartungen
4. Der Wartungsplaner im Überblick
5. Die Inventarsoftware im Überblick
Ein gutes Prüffristenmanagement beruht auf den drei Säulen Überblick, Planung und Dokumentation. Wer dies berücksichtigt, hat bei einer anstehenden Betriebsprüfung oder Revision keine schlaflosen Nächte mehr. Zudem erleichtern Softwaretools die Arbeit:
1. Inventar, Geräte und Fristen – den Überblick behalten
Um den vorgeschriebenen Kontrollpflichten nachzukommen, benötigt man zuallererst den Überblick über das betriebliche Inventar. Eine entsprechende Inventarverwaltung hilft dabei, ein ausführliches Bestandsverzeichnis zu allen Vermögensgegenständen eines Unternehmens zu führen und schafft so die nötige Transparenz.
Die Software erfasst darüber hinaus den Standort des Arbeitsmittels und die vorgenommenen Reparaturen, was wichtig für die Prüfungen ist. Daher ist die Inventarsoftware auch als rechtssicherer Versicherungsnachweis geeignet. Wer den Überblick über sein Inventar, dessen Wert, über Neuanschaffungen und Verkäufe hat, der muss keine Prüfung mehr scheuen.
Wichtig ist zu wissen, dass nicht nur Maschinen und Anlagen regelmäßig überprüft werden müssen. Daneben gibt es noch diverse andere überwachungsbedürftige Betriebsmittel, die man auf Anhieb vielleicht nicht auf dem Schirm hat: Elektrogeräte und Einsatzfahrzeuge, Regale, Leitern – sogar Tore und Fenster unterliegen Prüffristen.
Um den Überblick angesichts des Umfangs der prüfpflichtigen Geräte nicht zu verlieren, lässt sich der Wartungsplaner von Hoppe nutzen. Die Wartungssoftware erfasst die zu überprüfenden Gegenstände und Geräte und bietet diverse Detail-Funktionen. Die Mitarbeiter erhalten schnell einen Überblick über den Wartungszustand der prüfpflichtigen Arbeitsmittel sowie Zugriff auf fällige Wartungstermine. So kann der so wichtige Arbeitsschutz leicht gewährleistet werden.
Bild: Hoppe
2. Vorbereitung und Planung
Prüftermine und Wartungen müssen geplant und sorgfältig terminiert werden. So lässt sich vermeiden, dass ein Wartungsturnus mit anderen Vorgängen kollidiert, Maschinen zu ungünstigen Zeiten aus der Produktion genommen werden oder Terminabstimmungen nicht möglich sind, weil die zuständigen Mitarbeiter außer Haus sind. Vor allem zyklisch wiederkehrende Wartungen erfordern ein genaues Timing mit der Instandhaltung, um Stillstände zu vermeiden.
Hier unterstützt der Wartungsplaner dabei, die oft holprige Koordination der notwendigen Arbeitsschritte zu glätten. Für eine gute Planung und flüssige Organisation ist es unerlässlich, die Lebensakten der prüfpflichtigen Anlagen zu kennen. Im Idealfall werden jeder Anlage und Maschine die gesetzlich vorgeschriebenen Wartungen, Instandhaltungen, Behebung von Störungen oder Reparaturen zugeordnet. Hinzu kommt, dass die Prüfungen nun nicht mehr zwischen mehreren Systemen oder Tools abgestimmt werden müssen, so dass die Schnittstellenproblematik entfällt und die Fehleranfälligkeit sinkt.
Bild: Hoppe
3. Genaue Dokumentation der Prüfungen und Wartungen
Wurden Arbeitsmittel und Geräte geprüft, ist es notwendig, die Ergebnisse zu dokumentieren: Nachvollziehbar, leicht auffindbar und am besten zentral, so dass jeder Zugriff darauf hat, der ihn benötigt. Die Dokumentation von Prüfungen, Wartungen und Reparaturen händisch auf Papier oder in selbst-programmierten Excel-Tabellen ist zwar oft üblich, aber keine zeitgemäße Lösung mehr. Sie ist zeitintensiv und fehleranfällig, der Verwaltungsaufwand und die manuelle Arbeit für die Mitarbeiter sind enorm.
Die Softwarelösung erledigt das effizient: Sie dokumentiert die Ergebnisse von Wartung und Instandhaltung im System. Alle relevanten Informationen sind so für die Zuständigen mit einem Klick verfügbar. Diese Übersicht macht es möglich, Schwachstellen in den Abläufen zu identifizieren und zu korrigieren – und die Transparenz hilft, Arbeitsprozesse zu optimieren.
Bild: Hoppe
Ein ganz wichtiger Faktor für Unternehmen ist – abgesehen von der steigenden Effizienz der Abläufe – die rechtskonforme Dokumentation und damit Rechtssicherheit. Ein Betrieb kann auf diese Weise leicht nachweisen, dass Prüfungen korrekt und in den vorgeschriebenen Zeiträumen stattgefunden haben und beweisen, dass genug getan wurde, um Arbeitsunfälle und Maschinenausfälle zu verhindern.
Die beiden Tools Wartungsplaner und Inventarsoftware verhindern damit zusammen das gefürchtete Szenario, dass Maschinen stillstehen, weil ihr Reparaturstatus nicht bekannt oder der Betrieb auf eine anstehende Prüfung nicht vorbereitet ist. Damit kommt es nicht zu Produktionsausfällen oder gestörten Produktionsketten. Ersatzteile liegen rechtzeitig vor und auch Reparaturen an Maschinen verzögern sich nicht. Optimale Voraussetzungen also für die Sicherheit der Mitarbeiter: Unfälle und Ausfallzeiten werden minimiert. (co)
Der Wartungsplaner im Überblick
Der Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung basiert auf der DIN EN ISO 9001 und entspricht den Empfehlungen der Berufsgenossenschaften für das Prüffristenmanagement. Er deckt alle Ansprüche in der Instandhaltung in einem System ab und macht die übersichtliche Erfassung von Störungen, Instandhaltungsarbeiten, Prüfungen, Wartungen und Reparaturen möglich.
Integriert in die Software sind mobile Lösungen per Scanner oder App für iOS und Android. Um ausführliche Protokolle der Sicherheitsüberprüfungen zu hinterlegen, können Text-, Bild- und Sprachaufnahmen verwendet werden. Zur Optimierung von Prüfprozessen bietet das Tool außerdem Import- und Exportfunktionen.
Berichte können mit wenigen Klicks weitergeleitet werden. So werden die Vorteile des elektronischen Prüffristenmanagements voll ausgeschöpft. Die Software reduziert damit den Aufwand der Administration von Wartungen auf ein Minimum, was Kapazitäten freisetzt und Geld spart. Sie stellt aktuelle und übersichtliche Auswertungen sowie sämtliche wirtschaftlichen Kennzahlen der Instandhaltung zur Verfügung, um den Optimierungsprozess im Betrieb voranzutreiben. Zudem bietet sie Rechtssicherheit.
Die Inventarsoftware im Überblick
Die Inventarsoftware aus dem Hause Hoppe bietet ergänzend eine einfache und übersichtliche Erfassung und Pflege der Inventarstammdaten. Sie erfüllt die Vorgaben des Handelsgesetzbuches und unterstützt die Arbeit im Team: Alle Anwender können via Netzwerk parallel arbeiten.
Ob Protokollierung von Kauf- und Verkaufsdaten oder die Zuordnung von Kostenstellen für einzelne Inventare – die Software kann dies abbilden. Darüber hinaus können Rundumbestände definierter Büros gezielt gemanagt werden. Um langes Suchen zu umgehen und tägliches Inventory Management zu vereinfachen, können via App erfasste Daten verschickt werden. In der eigens von Hoppe entwickelten App für iOS und Android können zudem Bilder, Filme oder Sprachaufnahmen für einzelne Inventargüter hinterlegt werden.
