PLM endet nicht am Firmentor

Die Basis für PLM-Prozesse begann mit einer systematischen CAD-Datenverwaltung und entwickelte sich weiter zu PDM und PLM. Da Produkte nicht nur durch CAD-Modelle, Zeichnungen und Stücklisten beschrieben werden, muss für praktiziertes Produkt Lifecycle Management die Verwaltung beliebiger Dokumente hinzukommen. Nur so können die Personen, die Aufgaben im Prozess übernehmen, mit den erforderlichen Informationen versorgt werden. Ohne Dokumentenmanagement geht es also nicht.

Die Verbesserung der Prozesseffizienz im Product Lifecycle entwickelt sich in Unternehmen meist evolutionär. Dokumentenmanagement auf Basis von Dokumentenstatus wie „Dokument in Arbeit“ oder „Dokument freigegeben“ ist in vielen Produktdaten- oder Dokumentenmanagementsystem üblich. Mehr Wirkung zeigt allerdings Dokumentenlenkung über Aufgaben (Tasks). Überall dort, wo Engineering-Unternehmen häufig wiederkehrende Abläufe mit mehreren beteiligten Personen steuern und automatisieren wollen, bietet sich die Arbeit mit so genannten PLM-Aufgabenakten an.

Eine Aufgabenakte verknüpft Aufgaben, Daten und Dokumente miteinander. Denn in der Praxis technischer Unternehmen geht es stets um dokumenten- und datenintensive Prozesse. Aufgaben wiederum gehören zu Prozessen oder Projekten, deren zeitlicher Ablauf gesteuert wird. Eine solche erweiterte Ablauflogik ermöglicht die Automatisierung von Teilaufgaben. Herkömmliche Projektmanagement-Tools dagegen decken oft nur die Planung ab. Den eigentlichen Ablauf des Projektes und vor allem die Steuerung der Vielzahl von verbunden Dokumenten und Daten verbessern sie damit nicht.

Für diesen Ansatz hat der PLM-Anbieter Procad sein Kernprodukt Pro.File um Pro.Ceed für PLM-Prozesse und Projekte erweitert. Aufgabenakten sind ein Kernelement von Pro.Ceed. Sie stellen sicher, dass sich alle Projektdokumente gesammelt in einer digitalen Akte befinden und alle Abteilungen mit aktuellen Unterlagen arbeiten, auf die auch der Außendienst und externe Partner Zugriff haben. Von der Dokumentenlenkung geht die Entwicklung also weiter zur Prozess- und Projektlenkung über Aufgaben. Anwendungsfallbezogene Aufgabenakten, Prozesse und Projekte wie eine Änderungsakte in einem Änderungsprozess lassen sich darin über Anwendungsmenüs und Cockpits übergreifend bedienen und darstellen. Mit der Pro.Ceed-Basis erhält der Anwender das entsprechende Prozess- und Projektmanagement, eine Visio-Integration zum Erstellen der Prozesse und optional eine Integration in MS Project zum Überführen von individuell geplanten Projekten nach Pro.Ceed. Auf dieser Basis werden die jeweiligen Anwendungspakete bzw. Kundenprozesse wie z.B. Änderungsmanagement realisiert.

Viele Unternehmen haben Teile der Fertigung und auch der Entwicklung auf Partner ausgelagert. Konsequenterweise müsste diesen Partnern deshalb der unmittelbare Zugriff auf die PLM-Lösungen gegeben werden. Aus nachvollziehbaren Gründen, vor allem des Know-how-Schutzes, kommt dies aber für viele Unternehmen in der Regel nicht in Frage. Die Projektbeteiligten tauschen deshalb Daten und Dokumente über die hinlänglich bekannten Instrumente E-Mail und FTP aus, obwohl diese denkbar unpassend sind: zu unsicher, unhandlich und zeitaufwändig.

Eine speziell für den Maschinen- und Anlagenbau entwickelte Lösung zum Austausch von auftrags- und projektbezogenen Dokumenten ist Proom. Über virtuelle Projekträume können Unternehmen damit große technische Dokumente mit Kunden, Partnern und Lieferanten kontrolliert austauschen. Die Plattform ist nahtlos in die PLM-Lösung Pro.File integriert.

Die cloudbasierte Austauschplattform für technische Dokumente ist auf die Projektzusammenarbeit im Konstruktions- und Entwicklungsumfeld ausgerichtet. Sie ermöglicht eine gesteuerte und nachvollziehbare Zusammenarbeit in Projekten, sowohl mit Partnern innerhalb wie auch außerhalb der eigenen Organisation. In der Oberfläche der Plattform lassen sich so genannte Projekträume einrichten. Für ein neues Entwicklungsprojekt wird ein virtueller Projektraum in der Plattform angelegt. Dort kann der Administrator für die einzelnen Prozessbeteiligten Rollen und Zugriffsrechte anlegen, welche wiederum Dokumente beliebiger Größe gesteuert austauschen können.

Kommunikation und Austausch von Dokumenten finden zentral und in Echtzeit über den Projektraum statt. Über ihn werden Daten und Aktionen synchronisiert. Das heißt, jeder Projektbeteiligte greift kontrolliert auf die gleichen Dateien zu und es entsteht kein Wirrwarr von lokalen Kopien. Der Leiter eines Projektraums kann über ein ausgefeiltes Zutrittsberechtigungs-Konzept exakt steuern, wer wann was mit welchen Dateien tun darf. Über integrierte Monitoring-Funktionen lassen sich alle Aktivitäten nachvollziehen. Ein Versionsmanagement dokumentiert die Entwicklungsschritte. Durch das Synchronisieren der CAD-Daten über den Projektraum greifen Konstrukteure und Entwicklungspartner jederzeit Austauschprozess steigern.

Viele Procad-Kunden wie etwa die Muhr & Bender KG, Spezialist für hoch beanspruchbare Federkomponenten und Leichtbau in der Automobilindustrie, setzen Proom inzwischen für den Austausch technischer Dokumente mit externen Partnern ein. Marc Gajewski, bei Mubea verantwortlich für das Produkt- und Stammdatenmanagement: „Ausgangspunkt für die Einführung der Lösung war, dass unsere Konstrukteure und Entwickler Baugruppen mit Entwicklungspartnern austauschen wollten.“ Der Anstoß kam also weniger aus der IT als direkt aus der Fachabteilung. Bislang waren auch bei Mubea E-Mail und FTP im Unternehmen die gebräuchlichen Transportwege für technische Dokumente aus dem CAD- und Konstruktionsbereich. Teilweise wurden auch Freeware-Angebote genutzt. Weil Proom die branchentypischen Anforderungen im Maschinen- und Anlagenbau am besten abdeckt und zudem eine direkte Anbindung an die im Unternehmen eingesetzte PLM-Software Pro.File bietet, entschied sich Mubea für die Lösung. Das System läuft auf den eigenen Servern in der Mubea-IT-Abteilung. So will man die Daten jederzeit unter Kontrolle halten.

Die Konstruktions- und Entwicklungsabteilung war die erste, die produktiv mit der Lösung zu arbeiten begann. Sie tauscht über die Plattform heute große CAD-Dateien mit externen Konstruktionsbüros aus. In der Lösung kann Mubea sogenannte virtuelle Projekträume einrichten und darüber an unterschiedliche Partner und Benutzergruppen gezielt Daten und Dokumente übermitteln bzw. von diesen empfangen. Auch das Marketing nutzt Proom für den Austausch von Unternehmenspräsentationen und Filmen mit externen Grafikpartnern. Knapp 300 interne und externe User arbeiten über die Plattform inzwischen zusammen. Ihre Einführung hat nach Ansicht von Marc Gajewski in vielfältiger Weise ihre Spuren im Unternehmen hinterlassen. Projekte werden damit deutlich schneller und mit höherer Transparenz durchgeführt. I

Procad GmbH & Co. KG

Karlsruhe

Tel.: +49 721 9656-0

Informationen über Muhr & Bender

Zu diesem Thema ist auch ein Webcast verfügbar

t1p.de/9ueq

Der PDM/PLM-Spezialist Procad hat mittels einer Umfrage unter 148 deutschen Mittelständlern verschiedener Branchen zum Datenaustausch technischer Dokumente untersucht, inwieweit moderne Austauschplattformen bereits eingesetzt werden bzw. welche Gründe bislang dagegen sprechen. Demnach verwenden 65 % der Befragten beim Austausch technischer Dokumente mit Kunden, Partnern und Lieferanten veraltete Lösungen, also E-Mail (87 %), FTP (59 %) oder CD-ROM bzw. USB-Stick (48 %).