Print Management und Document Solutions mit Einsparpotenzialen

Schluss mit der Verschwendung!

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Die Verschwendung personeller und finanzieller Ressourcen für das Druck- und Dokumentenmanagement gehört zum Alltag in vielen Unternehmen. Mit der hier vorgestellten Lösung „Managed Document Services“, MDS, hat der Anbieter jetzt ein umfangreiches Angebot an Professional Services für ein effizientes Dokumentenmanagement für den Mittelstand und Großunternehmen entwickelt.

Dieser Beitrag stammt von der Kyocera Mita Deutschland GmbH, Meerbusch

Die kürzlich von dem Marktforschungsinstitut IDC herausgegebene Studie „Print Management & Document Solutions – Das unterschätzte Potenzial?“ (Status Quo und Trends in Deutschland 2009) kommt zum Ergebnis, dass rund 75 % der Unternehmen keine Print-Management-Maßnahmen durchführen und 84 % keine Document Solutions nutzen. Die Ursache liegt vor allem darin begründet, dass die Unternehmen deren Kosteneinsparungspotenziale bisher nicht realisiert haben. Neben fehlendem Budget mangelt es an notwendigen Ressourcen, gleichzeitig gibt es keine Unterstützung von Seiten der Geschäftsleitung. Tatsächlich können durch eine sorgfältige Analyse und Optimierung dokumentenintensiver Prozesse bis maximal 30 % der Kosten reduziert werden. „Der Bedarf an Konzepten, mit denen sich die oft nicht erkennbaren Belastungen durch das tägliche Drucken und Kopieren ermitteln lassen, steigt zunehmend“, erklärt Reinhold Schlierkamp, Geschäftsführer von Kyocera Mita.
Problematisch: zentrale Beschaffung
Die zentrale Beschaffung und Administration gehört zu den Hauptursachen für zu hohe Kosten im Outputbereich. Genau an dieser Stelle setzt das Unternehmen mit seinem dreistufigen Prozess an. Modular aufgebaut funktioniert es herstellerübergreifend. Entsprechende Lösungen können vom einfachen Verbrauchsmaterial bis hin zum kompletten Flottenmanagement reichen.
In der ersten Stufe werden verschiedene Möglichkeiten zur elektronischen Inventarisierung der Outputlandschaft angeboten. Herstellerunabhängig erfasst MDS alle Zählerstände der Netzwerksysteme. Die Installa- tion einer aufwändigen Software ist nicht nötig. Die Ergebnisse der Analyse werden dann unter den Kriterien Anzahl der Hersteller, Seitenvolumina und der Aufteilung zwischen Schwarzweiß- und Farbausdrucken zusammengefasst. In dieser Phase können bereits Optimierungen durch einfaches Austauschen von Output-Systemen realisiert werden.
Im nächsten Schritt ermöglicht MDS die Entwicklung eines individuellen Maßnahmenpakets zur Output-Optimierung. Für kleinere Unternehmen mit überschaubarer Druckerflotte ist dabei in den meisten Fällen ein gezielter 1:1-Austausch durch eine modernisierte Gerätelandschaft die beste Lösung. Weitere Tools von MDS ermöglichen über den Soll-Vorschlag hinaus durch die Auswertung von Raumplänen oder kompletter kaufmännischer Daten die Erschließung von zusätzlichem Konsolidierungspotenzial.
Der Anbieter optimiert mit MDS aber nicht nur die Hardwarelandschaft, sondern gestaltet auch die Verarbeitung, Weiterleitung und Archivierung der Dokumente effektiver. Der auf diese Weise entstehende Maßnahmenkatalog garantiert eine transparente Kostenkontrolle und -zuordnung, sorgt für Produktivitätssteigerungen durch einen schlanken Workflow, erhöht die Datensicherheit und erfüllt sämtliche gesetzlichen, umwelttechnischen und unternehmensinternen Vorschriften.
Abschließender Baustein von MDS ist das Flottenmanagement. Mit „Kyofleetmanager“ können alle Netzwerksysteme herstellerunabhängig per Ferndiagnose zentral verwaltet werden. Reparatur- und Service-Einsätze werden mit Kyofleetmanager genauso effektiv gesteuert wie das Auslesen von Zählerständen und die Bestellung von Verbrauchsmaterialien.
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