Reines CAD-Datenmanagement ist gut – reicht aber für eine gute Prozesskoordination nicht aus. Gefragt ist eine gezielte Dokumentenlenkung. Ein Webinar von Procad und KEM zeigte die Vorteile auf.
Der Autor: Rainer Zimmermann, Anwendungsberater, Procad
Das kürzlich von Procad und KEM durchgeführte Webinar (siehe Link im Infokasten) zeigte: Die Ablage der CAD-Daten in einer PDM-Lösung ist bereits weit verbreitet. Abseits der CAD-Daten sieht dies allerdings anders aus. Bei der Ablage der vielen Dokumente, die zweifelsfrei auch zur Produktbeschreibung gehören, ist Heterogenität die Regel. Die Rede ist von E-Mails und Dokumenten aus der Kommunikation mit dem Kunden, Betriebs- und Bedienanleitungen aus Mechanik, Elektrik, Elektronik, Unterlagen mit Umweltvorschriften, Wartungsunterlagen oder auch die Unterlagen der Zulieferer für einzelne Maschinenelemente. Sie liegen in ERP- oder Lieferanten-Systemen und zum größten Teil im Windows-Filesystem – oftmals sogar auf unterschiedlichen Rechnern in den Fachabteilungen. Mit solch einem Dokumentenmanagement lässt sich aber die gesetzliche Dokumentationspflicht nur schwer erfüllen.
Die Anforderungen von Ingenieuren an eine Dokumentenverwaltung gehen tiefer. Diese benötigen den Brückenschlag zwischen PDM und DMS. Sie benötigen die Darstellung der Strukturen einer Anlage oder eines Projekts und darauf aufbauend die Unterstützung im Prozess- und Projektmanagement. In diese Struktur werden die Daten und Dokumente eingehängt (siehe Abb. 1). Für Dokumentenmanagementsysteme, die diese Fähigkeit mitbringen, wird auch der Begriff DMStec verwendet.
Die Struktur von Maschinen oder generell von Produkten entsteht traditionell in der Entwicklung und wird dann nachfolgend in der Fertigung und im Service benötigt. Auch der Vertrieb greift auf diese Strukturen zurück, wenn er zusammen mit dem Kunden eine Maschine konfiguriert. Steht solch eine Struktur erst einmal, wird sie wiederverwendet, da kein Unternehmen bei der Bestellung einer Maschine von Null an beginnt.
Der Idealfall zur Dokumentation dieser Arbeitsweise ist eine Maschinenakte, die die Struktur der (Norm)-Maschine widerspiegelt. Beim Projektstart ist diese Maschinenakte leer. Dann werden Schritt für Schritt die Unterlagen in diese Akte eingefügt. In der Praxis sind die ersten Dokumente, die bei der Beauftragung eine Maschine anfallen, Angebote, Bestellungen und Auftragsbestätigungen. Sie kommen aus dem ERP-System und werden zum Zeitpunkt der Freigabe des Auftrags an die DMStec-Lösung übergeben. Diese generiert automatisch die leere Maschinenakte. Für unterschiedliche Maschinentypen existieren unterschiedliche Vorlagen. Diese Akten werden Schritt für Schritt mit den Unterlagen aus der Projektierung (Pflichtenhefte, Kundenzeichnungen), der Mechanik, der Elektro-Konstruktion, der Elektronik- und Software-Entwicklung, dem E-Mail-Verkehr, Fertigungsunterlagen und der Qualitätssicherung (Abnahmeprotokolle) befüllt.
Nach der Auslieferung beginnt das Leben der Maschine
Mit der Auslieferung einer Maschine fängt deren Leben allerdings erst an. Die Maschinenakte wird damit zur Lebenslaufakte. Der Hersteller wird den Einsatz einer Maschine begleiten durch Wartung, Reparaturen und Anfragen zur Bedienung sowie vielen anderen Aspekten. Ein Teil der Anfragen wird vom Kunden kommen, ein Teil aus dem Marketing oder den Entwicklungsabteilungen des Herstellers, der ja seine Produkte permanent verbessern will.
Die Maschinenakte der ausgelieferten Maschine muss also in der Lage sein, alle Aktivitäten, die am Aufstellort der Maschine geschehen, ebenfalls zu dokumentieren. Auch hier ist die Strukturdarstellung, die DMStec für eine Maschine bietet, von Vorteil. So zeigt die Struktur in Abb. 1 auf den ersten Blick, in welchem Subsystem die Pumpe LT-KE-304 auf Grund einer Schadensmeldung ausgetauscht werden musste und bei welcher Pumpe der Prüfbericht angefertigt wurde.
Gerade solch eine vorausschauende Wartung und schneller Service bei Maschinenausfällen werden heute immer wichtiger, um auf dem Markt zu bestehen. Auch hier bringt die Lebenslaufakte, die PDM, PLM und DMStec vereinigt, eine hohe Wertschöpfung. Jeder Serviceeinsatz gibt Hinweise auf Verbesserungspotentiale an einem Produkt. Die Informationen „aus dem Feld“ müssen deshalb an das Controlling, den Vertrieb und vor allem die Entwicklung zurücklaufen. Dies darf nicht sporadisch und auf Zuruf, sondern muss automatisch erfolgen. Hier geht es wieder um das Kernthema Dokumentenlenkung (siehe Abb. 2). Diese ist überall dort notwendig, wo komplexe technische Strukturen das Bild prägen.
Nach DIN 9001 versteht man unter Dokumentenlenkung die Zuordnung von Dokumenten zu Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Diese muss auf Strukturen basieren, die unabhängig vom Dokument „leben“. Die Dokumentenlenkung ist also der logische nächste Schritt auf der Evolutionsleiter – nach Einführung einer einheitlichen Datenbasis mit DMStec und PDM zu einem durchgehenden Product Lifecycle Management (PLM), basierend auf Lebenslaufakten. I
Info & Kontakt
Procad GmbH & Co. KG
Karlsruhe
Tel.: 0721 9656-5
Hintergrundinformationen zum Dokumentenmanagement in komplexen technischen Strukturen:
http://t1p.de/8eag
Das im Text erwähnte Webinar von Procad und der KEM zum Thema „Von der Maschinenakte zur Lebenslaufakte“ ist online abrufbar unter:
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