Dokumentenmanagement: Aktuelle Lösung beim Druckmaschinen-Hersteller König & Bauer

Sicher wie die Bank von England

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Sepp Jagiella arbeitet am liebsten mit einfachen Lösungen. Aus gutem Grund, denn anders kann man die 36 000 Konstruktionszeichnungen, 43 000 Stücklisten und 54 000 Stammdatensätze nicht beherrschen, die in der CAD-Abteilung von König & Bauer (KBA) in Radebeul jährlich entstehen. Da passiert es schnell, dass Dokumente ohne Hinweis auf den Bearbeitungsstatus versandt werden oder Dienstleister mit unterschiedlichen Versionen arbeiten. Mit einer Druck- und Dokumentenmanagementlösung auf der Basis von Océ Engineering Exec hat Abteilungsleiter Dr. Sepp Jagiella sowohl eine einfache Lösung als auch höchstmögliche Sicherheit im Konstruktionsprozess bekommen.

König & Bauer ist einer der weltweit führenden Hersteller von Druckmaschinen. Im sächsischen Radebeul, dem zweitgrößten Standort des Konzerns, entwickeln und produzieren rund 1800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die erfolgreichen Rapida-Bogenoffsetmaschinen. Auf diesen Systemen können Bogen aus Dünndruckpapier, Karton, Plastik oder auch Wellpappe bis zu einem Format von 151 x 205 cm und mit bis zu 18 000 Bogen pro Stunde bedruckt werden. Die vielfältigen Einsatzgebiete der Systeme, ihre hohe Qualität und die innovative Technologie begründen das kontinuierliche Wachstum dieses KBA-Bereiches. Mit rund 620 Mio. E Jahresumsatz ist das sächsische KBA-Werk mittlerweile der größte Maschinenbaubetrieb in Ostdeutschland.

Kundenspezifische Konstruktion
Eine der großen Stärken von KBA ist die flexible Reaktion auf Kundenanforderungen. Sämtliche Rapida-Systeme können so unterschiedlich konfiguriert werden, dass kaum ein Auftrag dem anderen gleicht. Die Folge: Für jede bestellte Maschine müssen unterschiedliche Einzelteile neu konstruiert und produziert werden. Entsprechend groß ist die CAD-Abteilung des Werkes. „Wir geben hier jedes Jahr rund 54 000 geänderte oder neu konstruierte Eigenfertigungsteile frei“, sagt Dr. Sepp Jagiella, Abteilungsleiter CAD/Normung bei KBA in Radebeul. „Das heißt, wir bearbeiten mit 120 Leuten hier jedes Jahr 54 000 Stammdatensätze, hinter denen 36 000 Konstruktionszeichnungen und 43 200 Stücklisten stecken. Bei dieser Datenmenge ist es eine der wichtigsten Aufgaben, das Dokument sowie Änderungen und den Bearbeitungsstatus eindeutig zu kennzeichnen und leicht erkennbar zu machen.“
Zur Realisierung dieser Aufgabe schwebte dem CAD-Experten eine Art „Nadelöhr“ für alle konstruktionsrelevanten Dokumente vor. Auf diese Weise sollte sichergestellt werden, dass jedes Dokument, egal ob es ins Archiv wandert, zum Drucker geschickt oder als Tiff-Datei per E-Mail weitergegeben wird, mit allen relevanten Informationen versehen ist.
Wasserzeichen/ Barcode/Multipage
Neben dieser Aufgabenstellung gab der CAD-Leiter den Software-Entwicklern von Océ drei besondere Herausforderungen mit auf den Weg. Zum einen sollte das übliche Wasserzeichen nicht erst beim Druck, sondern bereits auf dem Weg durch das „Nadelöhr“ angebracht werden. „Dadurch ist auch bei elektronisch verschickten Dokumenten sichergestellt, dass der Bearbeitungsstatus erkennbar ist“, begründet Jagiella seine Anforderung.
Zum anderen galt es, eine automatische Barcode-Erkennung in den Dokumentenmanagementprozess zu integrieren. Denn die CAD-Zeichnungen werden bei KBA während der Erstellung mit einem Barcode versehen, in dem die Identnummer, der Änderungsbuchstabe und die Blattnummer enthalten sind. „So einen Barcode“, erläutert Jagiella, „kann man vollautomatisch, jederzeit und überall identifizieren, mit der Lesepistole ebenso wie am Scanner oder während der Dokumentenverarbeitung.“ Bei KBA wird dieser Barcode zudem für die Qualitätskontrolle verwendet, da der entschlüsselte Barcode automatisch mit dem tatsächlichen Dateinamen im Zeichnungsarchiv verglichen wird.
Die dritte Herausforderung schließlich bestand in der geforderten Multipage-Verarbeitung. „Konstruktionszeichnungen wurden bislang immer nur blattweise verarbeitet und verwaltet. Aber eigentlich ist das doch vollkommen unsinnig, schließlich kann auch eine Konstruktionszeichnung wie jedes Office-Dokument aus mehreren Seiten bestehen.“
Ziel: Druck-/Dokumentenmanagement
Die Aufgabenstellung von KBA bedeutete für die Software-Entwickler von Océ, zahlreiche neue Module rund um die Dokumenten-Management-Software Océ Engineering Exec zu entwickeln. „So wie KBA seine Maschinen auf die Wünsche seiner Kunden abstimmt, so wird auch unsere Software an die jeweilige Umgebung und an die Anforderungen des Kunden angepasst“, erläutert Peter Wolff, Leiter der Business Unit Wide Format Printing Systems bei der Océ-Deutschland GmbH. „Wir haben tatsächlich alle Aufgabenstellungen zur vollsten Zufriedenheit des Kunden gelöst, zum größten Teil mit eigenen Neuentwicklungen, in Einzelfällen durch die Integration bestehender Partnersoftware.“
Sepp Jagiella kann dieser Aussage nur zustimmen. „Seit der Installation unserer Print- und Dokumentenmanagementlösung läuft der gesamte Dokumentenprozess exakt so, wie ich es mir vorgestellt habe. Und die Lösung ist für uns alle ausgesprochen einfach zu bedienen. Alle im Werk eingesetzten Systeme – Teamcenter Engineering und Enterprise, Unigraphics und Medusa, das PPS-System Prodis und die Office-Systeme – sind an das Printmanagement angeschlossen. Der Automatisierungsgrad und die Entlastung meiner Mitarbeiter sind ungeheuer hoch, die Fehlerquote im Dokumentenversand ist deutlich gesunken.“ Auch das Multipage-Verfahren läuft problemlos, selbst unterschiedliche Blattgrößen innerhalb einer Zeichnung werden automatisch erkannt und entsprechend ausgedruckt. „Wir können auch einzelne Seiten eines Dokumentes selektieren und drucken bzw. in eine Tiff-Datei umwandeln. Das wird dann wichtig, wenn beispielsweise nicht die gesamte Zeichnung an einen Dienstleister weitergegeben werden soll.“
Bei so viel Zufriedenheit ist es kein Wunder, dass Dr. Sepp Jagiella die Zusammenarbeit mit Océ weiter fortsetzen will. Er hat auch schon neue Ideen im Kopf: „Der Trend geht in Richtung Farbe. Da wird sich einiges tun, und da entstehen dann soft- und hardwareseitig ganz neue Herausforderungen.“
Océ Engineering Exec KEM 448
Printer Océ TDS/TCS KEM 449

Großformatfarbdruck mit Kopierfunktion

Mit der TCS400 trägt Océ dem wachsenden Farbbedarf im Markt für technische Dokumentation Rechnung. Ausgerüstet mit einem Drucksystem, einer Scan-Einheit und einem integrierten Power Logic Controller ist die Hybrid-Version der TCS400 ebenso anwenderfreundlich wie produktiv. Beim vollfarbigen Druck, Scannen und Kopieren garantiert das Großformat-Drucksystem gestochen scharfe Linien, gute Textlesbarkeit und eine gute Hintergrundqualität. Auch die automatische Breitenerkennung, die automatische Rollenauswahl und die Schräglaufkorrektur tragen zur Anwenderfreundlichkeit des Systems bei.

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