Verwaltung, Bearbeitung und Recherche von Normen und Regelwerken

Professionelle Aktualität

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Die gezielte Beachtung von Normen und technischen Regelwerken ist eine entscheidende und kritische Grundvoraussetzung für schnelle und qualitative Neuentwicklung von Produkten sowie für deren späteren Markterfolg. Für diese Mammutaufgabe ist jetzt ein erprobtes Normenverwaltungs-System verfügbar.

Der Autor Ralf Dänzer ist Product Manager der COI Consulting für Office und Information Management GmbH, Herzogenaurach

Die bisherige Aktualisierung, Verteilung und Referenzierung der umfassenden Informationen in papiergebundenen Normensammlungen und Regelwerksdokumentationen ist ineffizient durch:
n inhaltliche und redaktionelle Veränderungen von Normen und Regelwerken
n zeitliche Verzögerung bei Unterrichtung des Anwenders über neue oder geänderte Normen
n inkonsistente Versionen und unterschiedliche Informa-tionsstände bei fehlerhaftem oder verzögertem Änderungsdienst
n hohen Aufwand für Administration, Verteilung, Aktualisierung und Archivierung
Insgeamt entstehen den Unternehmen damit durch die konventionelle Normenverwaltung Zusatzkosten und Wettbewerbsnachteile.
Softwarelösung COI-NormDoc
Für eine effektivere Verwaltung von Normen und technischen Regelwerken bietet die Firma COI mit COI-NormDoc eine einfache und schnell einsetzbare Lösung. Basierend auf ihrem langjährig mit großem Erfolg eingesetzten Dokumentenmanagement-System COI-BusinessFlow vereint dieses Software-Paket alle Bereiche und Anforderungen in diesem Segment in optimaler Weise. Seine besonderen Stärken sind:
n Verwaltung beliebiger Normen und anderer technischer Regelwerke mit umfassenden Möglichkeiten der Recherche, der Bearbeitung sowie der Verwaltung traditioneller Normen wie DIN, EN oder ISO
n schnelle und problemlose Integration von Werks- und Kundennormen
n keine Beschränkungen beim Einsatz in Unternehmen mit verteilten nationalen oder internationalen Standorten
n Internetanbindung und sofortige Zugriffsmöglichkeit für jeden Mitarbeiter des Unternehmens; Billig-Lösungen haben hier Ihre Grenzen und führen zu steigenden Pro-zesskosten
Durch die professionelle Internet-Anbindung kann der Vertriebsmitarbeiter z.B. neue Kundenwünsche direkt beim Kundenbesuch durch Online-Zugriff auf interne Regelwerke hinsichtlich bestimmter technischer Aspekte überprüfen. Einzige Voraussetzung: Inter-netanschluss und gängiger Webbrowser. So stehen auch Mitarbeitern kleiner Standorte, die normalerweise keine direkte Anbindung an das zentrale Normensystem benötigen, bei Bedarf die gleichen Recherche-Funktionalitäten zur Verfügung wie bei voller Systemanbindung.
Abonnement und Bestellung
Die Abonnementfunktion bietet dem Mitarbeiter die Möglichkeit, automatisch und ohne weiteren Aufwand über Änderungen oder Neuerungen in den für ihn interessanten Normen- und Regelwerksbereichen informiert zu werden. Hierzu legt der Mitarbeiter durch gezielte Abonnements per Mausklick einmal fest, über welche Normen und Normbereiche er informiert werden möchte. Daraufhin bekommt er alle Veränderungen der ausgewählten Normen automatisch, z.B. per E-Mail, mitgeteilt.
Die Verwaltung der Abonnements kann sowohl zentral über ein Administrationswerkzeug, als auch dezentral von jedem Mitarbeiter selbst vorgenommen werden. Alle Abonnements werden graphisch dargestellt und die Aktualität des Inhalts (wie z.B. Neuerung verfügbar, aktuell, etc.) durch farbliche Kennzeichnung visualisiert. Somit ist gewährleistet, dass Neuentwicklungen stets den aktuellsten Norm- und Regelwerksvorschriften entsprechen. Der Mitarbeiter kann jederzeit ein Abonnement „kündigen“, sobald er diese Informationen nicht mehr regelmäßig benötigt.
Die Bestellfunktion ist eine extrem einfache und komfortable Möglichkeit, Normdokumente, die bisher nur mit ihren Klassifikationsdaten im System hinterlegt waren, als volles Dokument zu übermitteln. Der Mitarbeiter wählt zu solch einem Dokument den Punkt „Bestellung“ und löst mit einem Mausklick eine vom Normenadministrator einheitlich definierte Aktion aus. So wird eine interne Bestellung erzeugt, die je nach Konfigura-tion an die zuständige Normenstelle geschickt werden kann. Die Normenstelle entscheidet dann, ob die angeforderten Normen von einem externen Verlag beschafft werden. Die Mitarbeiter, welche die Bestellung ausgelöst haben, werden als Abonnent eingetragen und beim Update automatisch benachrichtigt.
Verwaltungen und Plattformen
COI-NormDoc bietet eine umfangreiche Rechteverwaltung, die den Zugriff auf spezielle Normen genau regeln kann. Das verhindert unbefugten Zugriff oder Einblick und trägt zu einer überdurchschnittlichen Sicherheit des Systems bei.
Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit der Statusverwaltung und Versionskontrolle. Ein stets aktueller und kompletter Überblick über die Gültigkeit und den Bearbeitungsstatus der Norm oder anderer technischer Regelwerke ist somit binnen Sekunden gewährleistet. COI-NormDoc ist plattformunabhängig und unterstützt als Serverbetriebssysteme Windows NT, IBM AIX, Sun Solaris, HP-UX, Compaq/Digital Unix und Linux. Mit dieser technologischen Führerschaft bildet das Haus COI neueste Trends in die Produktentwicklung ab und gewährt gleichzeitig Investitionsschutz sowie höchste Kompetenz bei der Integration der Normenverwaltung in heterogene Umgebungen seiner Kunden.
Der Nutzen von COI-NormDoc
COI-NormDoc bietet somit:
n einheitlichen und stets aktuellen Wissensstand durch Zugriff von jedem Standort und zu jeder Zeit auf sämtliche Normen, Gesetze, Regelwerke und Vorschriften
n drastische Reduzierung von Such- und Transportzeiten durch den unternehmensweiten Einsatz und die elektronische Verarbeitung
n geringe Einarbeitungskosten durch intuitive Gestaltung und Möglichkeit zur Anpassung des Systems
n Verbesserung der Gesamtgeschäftsprozesse durch unternehmensweiten Einsatz
Für Unternehmen bedeutet der Einsatz von COI-NormDoc somit einen weiteren entscheidenden Schritt hin zu effizienten und kostenoptimierten Geschäftsabläufen.
Damit ist erkennbar, welch weitreichende Effekte und Nutzen ein doch in der Praxis häufig wenig beachtetes Feld wie die Normenverwaltung mit sich bringen kann.
Ausführliche Informationen
Dokumentenmanagementsystem COI Business Flow
KEM 315
Normenverwaltung COI Normdoc
KEM 316
Internet
Systemhaus COI
Die COI Consulting für Office und Information Management GmbH wurde 1988 als 100-prozentige Tochter der INA Wälzlager Schaeffler OHG gegründet und zählt heute mit über 120 Mitarbeitern zu den technologisch führenden Anbietern im Bereich Archivierungs-, Dokumenten- und Workflowmanagementsoftware. Das unter der Marke „COI-Businessflow“ vertriebene Produkt wird heute weltweit bei Unternehmen und Organisationen aus verschiedensten Branchensegmenten mit großem Erfolg eingesetzt. Durch die langjährige Erfahrung bietet COI höchste Kompetenz in der Planung, Realisierung und Betreuung von Lösungen in heterogenen Systemlandschaften. Besondere Stärke von COI ist die Realisierung anspruchsvoller und volumenintensiver Dokumenten- und insbesondere Workflowmanagementsysteme.
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