Zeichnungsarchive mit CAD-Dateien und gescannten Zeichnungen

Nach Strich und Maß

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Längst ist es möglich, unterschiedlichste Dokumententypen wie CAD-Dateien, andere elektronische Dokumente oder A0-Zeichnungen platzsparend elektronisch zu verwalten. Die Vorteile solcher Zeichnungsarchive sind neben Raumersparnis ein extrem schneller Zugriff, sichere Aufbewahrung und verbessertes Dokumenten- und Zeichnungsmanagement für Alt- und Neuzeichnungen.

Der Autor Andreas Nowottka ist Produktmanager der Easy Elektronische Archivsysteme GmbH, Mühlheim a.d.Ruhr

Schneller Zugriff auf das Archiv
Ein wesentlicher Vorteil eines elektronischen Archivs ist der schnelle Zugriff auf alle Zeichnungen, gerade dann, wenn man wie mit Easy-Archiv auf eine Volltext-Recherche setzt, die in Sekundenschnelle jedes Dokument garantiert wiederfindet. Die Zeichnung steht dann sofort an beliebig vielen Arbeitsplätzen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Herbert Janssen, Leiter der Zeichnungsverwaltung bei der Siempelkamp GmbH & Co., beschreibt das neue Suchverhalten im Easy-Zeichnungsarchiv aus der Praxis: „Wir bauen Anlagen, die tausende von Zeichnungen zur Grundlage haben. Ein großer Anteil davon sind sogenannte Wiederholteilzeichnungen. Von daher muß der Konstrukteur nicht jedesmal das Rad komplett neu erfinden, sondern kann auf den bestehenden Fundus zurückgreifen und diesen gegebenenfalls kundenspezifisch modifizieren. Ein gut organisierter Zugriff auf das Zeichnungsarchiv ist also absolute Voraussetzung für eine effiziente Anfertigung einer neuen Zeichnung. Dies war vor Einsatz unserer heutigen Archivierungslösung das Nadelöhr in unserem Unternehmen. Denn für jeden neuen Auftrag mußten die Zeichnungen aus der Ablage mühsam zusammengesucht, vervielfältigt und wieder einsortiert werden.“
Ein Archiv für alle Dokumente
In der Praxis ist dem Anwender allerdings nur wenig geholfen, wenn er für unterschiedliche Dokumente (z.B. Altzeichnungen und neue CAD- und Textdateien) jeweils einzelne Archiv-Speziallösungen einsetzen muß. Voraussetzung für ein einfaches und effektives Archivieren ist also ein offenes System mit einem breiten Funk-tionsumfang. Easy-Archiv wurde von Beginn an branchenunabhängig als ein Archivsystem für alle Dokumententypen konzipiert und wird sowohl als Finanzbuchhaltungs-, Presse- oder auch Zeichnungsarchiv eingesetzt. In nur einem Archiv lassen sich unterschiedlichste Objekte (z.B. Word-Texte, Bilder, Zeichnungen, AutoCad-Dateien …) gemeinsam ablegen und beliebig mit Suchbegriffen versehen.
Die Software ist darüber hinaus so intelligent, das Textdokumente und längere Textangaben auch über deren Inhalte blitzschnell durchsucht werden können, so daß die Recherche wesentlich einfacher wird, wenn man z.B. die Auftrags- oder Zeichnungsnummer vergessen haben sollte.
Archivieren von CAD-Dateien
Immer mehr Unternehmen stellen die herkömmliche Zeichnungserstellung mit Tusche oder Bleistift auf digitales Konstruieren mit CAD-Programmen um. Doch wo werden die CAD-Dateien abgespeichert, und wie findet man sie schnell und sicher auch in Netzwerken wieder? Natürlich lassen sich Autocad-Dateien wie alle anderen Dateitypen unter MS-Windows aus dem Explorer benutzerfreundlich direkt in das entsprechende Easy-Archiv übergeben, wo diese dann revisionssicher auf Festplatte oder optischen Medien (WORM, OD, CD-ROM) gespeichert werden. Speziell für Autocad wurde allerdings eine besondere Anpassung vorgenommen. Beim Erstellen von Zeichnungen werden im Regelfall Zeichnungsvorlagen benutzt, die so eingerichtet werden, daß die Standardangaben im Zeichnungsfuß (wie Zeichnungsnummer, Bezeichnung, Dateiname etc.) mit Attributen versehen werden. Die Attribute werden zu einem Block zusammengefaßt und können somit per Knopfdruck bearbeitet werden. Nach der Übergabe aus Autocad in das entsprechende Easy-Archiv stehen automatisch alle Informationen des Zeichnungsfußes für die Recherche zur Verfügung. Der AutoCad-Anwender braucht in diesem Fall keine spezielle Verschlagwortung mehr im Easy-Archiv vornehmen. Ist die CAD-Datei im Archiv gefunden, kann sie entweder mit dem CAD-Programm selber oder einem anderen, mitgelieferten CAD-Viewer wieder angezeigt, bearbeitet oder ausgedruckt werden. Ein anderes Konzept verfolgt eine von IDEM entwickelte Schnittstelle zwischen dem CAD-System Medusa und Easy-Archiv. Dabei wird das Medusa-Format innerhalb von Sekunden in ein Tiff-Image konvertiert. So können mit Medusa erstellte Zeichnungen direkt und ohne Medienbruch an Easy-Archiv als Tiff-Image weitergeleitet und mit dem Standard-Viewer angezeigt und ausgedruckt werden.
Papierzeichnungen auf Scheibe
Natürlich lassen sich vorhandene, konventionell erstellte Papierzeichnungen in Formaten bis A0 ohne Probleme über Scanner wie z.B. von Océ einlesen und als Image im Archiv ablegen. Für Zeichnungen, die größer als A3 sind, wurde für Easy-Archiv ein spezielles Scan-Modul angepaßt. Ähnlich wie beim Standard-Scanmodul lassen sich nach dem Scanvorgang beliebige Suchbegriffe in die vordefinierten Archivfelder eingeben, mit denen später nach der Zeichnung gesucht werden kann. Auf diese Weise lassen sich mit überschaubarem Aufwand auch große Altbestände elektronisch ablegen. Beide, sowohl alte, eingescannte Zeichnungen als auch neue CAD-Dateien oder CAD-Images sind damit über Easy-Archiv im gemeinsamen Zugriff und können von jedem Arbeitsplatz extrem schnell recherchiert und angezeigt werden. Zur Reproduktion der Zeichnungen läßt sich jeder handelsübliche Plotter oder Drucker, je nach Zeichnungsgröße, nutzen.
Schlüsselfertige CD-Archive mit CD-Query
Da viele Unternehmen bereits über eine große Anzahl von Zeichnungen verfügen, diese aber nicht selber nachträglich einscannen wollen, hat die Easy GmbH mit ihrer Schwestergesellschaft ScanOptic GmbH eine Scandienstleistung speziell für Zeichnungen angeboten. So wurden zum Beispiel 23.000 technische Zeichnungen auf transparentem Papier unterschiedlicher Größe (A5 bis A0), die durch Hochwasser extrem beschädigt und teilweise fast unlesbar geworden waren, eingescannt und durch digitale Optimierung wieder voll lesbar gemacht. Die gescannten und verschlagworteten Zeichnungen lassen sich dann einfach in das Archiv vor Ort importieren oder werden auf einer schlüsselfertigen CD-Query geliefert. Diese CD enthält neben den volltextindexierten Dokumenten auch die notwendige Recherchesoftware und ist auf jedem PC mit CD-Laufwerk einsetzbar, ohne daß das Easy-Archiv überhaupt auf dem jeweiligen PC installiert ist.
Internet
Nicht nur für den kaufmännischen Bereich
Bislang wurden Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Systeme in erster Linie im kaufmännischen Bereich z.B. für die Ablage von Lieferscheinen oder Rechnungen eingesetzt. Damit spielen moderne Dokumentenmanagement-Archive allerdings nur einen kleinen Teil ihrer Möglichkeiten aus.
Easy-Archiv
Die 1990 gegründete Easy GmbH ist auf die Entwicklung und Vermarktung von Archivierungs- und Dokumentenmanagementlösungen spezialisiert. Das in fünf Landessprachen verfügbare Produkt Easy-Archiv
n ist eine modulare Archivlösung für MS-Windows, die Unternehmen bei der Archivierung von Dokumenten und Dateien jeglicher Art unterstützt
n basiert auf einer leistungsstarken Volltextdatenbank
n verwendet die Technologie des US-Herstellers Verity, wodurch die Suche nach Schriftstücken über darin enthaltene Wörter oder Zahlen extrem schnell ist (typisch ein bis drei Sekunden)
n wird europaweit über 350 autorisierten Partnern vermarktet.
Mehr als 70 internationale Softwarehäuser haben für ihre Programme bereits eine standardisierte Programmschnittstelle geschaffen und vermarkten diese als OEM-Version wie z. B. unter „Comet-Archiv“, „Baan-Archiv“, „Varial-Archiv“, „Navision-Archiv“, „Plaut-Kompakt-Archiv für SAP R/3 Anwender“, oder als „Sage-KHK-Archiv“.
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