EDM/PDM- und Dokumentenmanagement-System im Prozessfluss Mit geordneter Schnelligkeit - KEM

EDM/PDM- und Dokumentenmanagement-System im Prozessfluss

Mit geordneter Schnelligkeit

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Ob CAD-Modell, technische Zeichnung oder Besprechungsprotokoll, ob Änderungsantrag oder Pflichtenheft – Dokumente entstehen heute größtenteils am PC. Mit EDM/PDM- und Dokumentenmanagement-Systemen können die Dokumente von Projekten oder Produkten organisatorisch zusammengeführt und als Bestandteil von Geschäftsprozessen unternehmensweit bereitgestellt werden.

Der Autor Dipl.-Inform. Stefan Kühner ist Produkmanager EDM/PDM bei Procad GmbH&Co.KG, Karlsruhe

Chaos in der Dateiablage vermeiden
Über viele Jahre hinweg wurden Dokumente und CAD-Daten als Dateien irgendwo im Filesystem des Rechnernetzes abgelegt. Es war und ist bis heute häufig aussichtslos, Unterlagen zu finden, die man nicht eigenhändig dort abgelegt hat. Dies ist nicht nur eine Frage von Produktivität oder Komfort, sondern ein grundsätzliches Problem.
Dokumente begleiten Projekte und den Lebenszyklus von Produktentwicklungen in vielfältiger Weise. Dokumente beinhalten das komplette Know-how von Anlagen, Verfahren und Erzeugnissen. Das Qualitätswesen und rechtliche Bestimmungen zur Produkthaftung erfordern darüber hinaus eine nachvollziehbare Dokumentation.
Ein weiterer Aspekt: Dokumente durchlaufen einen Lebenszyklus. Das heisst, sie werden erstellt, geändert, verteilt und schließlich abgelegt. Gegebenenfalls wird dieser Zyklus zu einem späteren Zeitpunkt erneut gestartet.
Durch den gezielten Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) können diese Vorgänge organisiert werden. Dies muss allerdings systematisch und konsequent geschehen.
Mit Methode ordnen
Das EDM/PDM- und Dokumentenmanagement-System Pro File des Softwarehauses Procad aus Karlsruhe folgt diesem methodischen Ansatz. Es unterstützt Arbeitsprozesse, die unmittelbar mit dem Erstellen und Ändern von Dokumenten in der Fachabteilung verbunden sind.
Zusätzlich sorgt das System im Rahmen von vorgegebenen Geschäftsprozessen für die Weitergabe von Dokumenten zwischen den Arbeitsbereichen des Unternehmens. Es spielt in diesem Prozess, der Workflow genannt wird, keine Rolle, ob Daten und Dokumente innerhalb eines Hauses oder über Standortgrenzen hinweg bereitzustellen sind.
In den Konstruktionsabteilungen arbeitet Pro File voll integriert in CAD-Systemen. Es organisiert das Produktdaten- und Zeichnungsmanagement und sorgt dafür, dass diese Unterlagen schnell gefunden werden.
Stücklisten und Verwendungsnachweise werden automatisch erstellt und aktualisiert. Zeichnungsschriftköpfe werden mit den aktuellen Daten aus der Pro File-Datenbank gefüllt.
Das System übernimmt ausserdem die Brückenfunktion zwischen Konstruktion und Fertigungsplanung. Materialstammdaten und Stücklisten, die während des Konstruktionsprozesses im CAD-System entstehen, finden direkt den Weg ins PPS- oder ERP-System.
Dokumentationen schnell verfügbar
Im Zuge der konsequenten Digitalisierung von Dokumenten werden mit DMS zunehmend Altzeichnungen aus den traditionellen Flachablageschränken eingescannt. Der Zugriff auf diese Dokumente wird um ein Vielfaches schneller und ist unabhängig von Ort und Zeitpunkt möglich. Dies spart Zeit und Geld. Bei der Ablösung von Mikrofilmarchiven kann Pro File auf Basis der Lochcodes der Trägerkarten die Zeichnungen sogar automatisch klassifizieren.
In der Dokumentationsabteilung übernimmt das System die Verwaltung von Handbüchern und Montageanleitungen. Dabei gilt es, komplexe Textdokumente z.B. Word-Dokumente, mit verketteten Excel-Tabellen und dynamisch eingebetteten Grafiken zu verwalten.
Für die Projektabwicklung stellt Pro File digitale Ordner bereit, in denen alle Unterlagen eines Projekts zusammengestellt werden – egal ob klassisches DIN A0 – Format, Pflichtenhefte in DIN A4 oder gescannte Auftragspapiere der Zulieferfirmen.
Anwendung beim Leonberger Unternehmen
Unternehmen, die Dokumentenmanagement produktiv einsetzen, binden über DMS auch ihre Vertriebsabteilungen ein. Eine konkrete Anwendung verwirklichte die Leonberger Firma Lewa, renommierter Anbieter von Pumpen- und Dosiersystemen. Dort greifen Vertriebsmitarbeiter unmittelbar auf die aktuellen Daten aus der Produktdatenverwaltung zu. Das Produktdaten- und Dokumentenmanagement-System aus Karlsruhe zeigt dem Verkäufer, welche Pumpenkonfigurationen verfügbar sind und welche der Kunde erhalten hat. „Wir können jetzt unseren Kunden umgehend und umfangreich Antwort geben“ lobt der Vertriebsleiter G. Wallburg des Unternehmens das System.
Ausführliche Informationen
System Pro File
KEM 445
Internet
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