Dokumentenmanagement: Scannen, Kopieren, Verteilen, Drucken Digitale Zukunft - KEM

Dokumentenmanagement: Scannen, Kopieren, Verteilen, Drucken

Digitale Zukunft

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Nur digitale, innovative Dokumentenmanagement-Lösungen ermög-lichen heutzutage die erforderliche Flexibilität, schnellen Zugriff, Effizienz und Wirtschaftlichkeit im Zusammenhang mit der Verarbeitung, Verwaltung und Verteilung groß-formatiger Dokumente.

Die Autorin Karin Faulstroh, MarComServices Neuss, erarbeitete diesen Beitrag für die Xerox Engineering Systems GmbH, München

Großformatige technische Dokumente aus Konstruktion, Architektur, Geodäsie, Verwaltung usw. werden traditionell in riesigen Papierarchiven gelagert. Das ist aufwendig, kos-tenintensiv, zeitraubend und schließt den Zugriff von verschiedenen Standorten aus.
Digitales Doku-mentenmanagement in der Praxis
Um vorhandene Dokumentein computerlesbare Form zu bringen, werden großformatige Scanner genutzt. Dabei entscheidet deren Leistungsfähigkeit über die Qualität der Dokumentendateien und deren spätere Ausdrucke: ganz besonders bei alten, vergilbten oder beschädigten Dokumentenbeständen. Besonders Hin-tergrundverfärbungen oder Flecken müssen vom Scanner eindeutig identifiziert und unterdrückt werden, so dass die „digitalen Originale” aus-schließlich die ursprünglichen Informationen beinhalten. Darüber hinaus müssen auch Farben oder Markierungen sensitiv erfasst und in möglichst feine Graustufen umgesetzt werden. Nur so lassen sich die gescannten Dokumente bei Bedarf korrekt weiterbearbeiten sowie sauber und kontrastreich ausdrucken. Das zweite Hauptelement eines professionellen Dokumentensystems, der Drucker, muss in der Lage sein, die vom hochempfindlichen Scanner erfassten Daten schnell und exakt in bester Qualität auszugeben.
Netzwerkfähigkeit
Für höchste Funktionalität und effiziente Arbeitsprozesse wie gleichzeitiges Scannen ins Netz, Drucken aus dem Netz sowie digitales Kopieren – direkt vom Desktop aus gesteuert – ist eine entsprechende Softwareausstattung notwendig. Über Standardbrowser sollte rund um die Uhr schnell und von jedem beliebig definierbaren Standort aus auf alle freigegebenen Dokumente zugegriffen werden können. Das beschleunigt die Prozessabläufe, reduziert die Logistikkosten und schont empfindliche, aufzubewahrende Dokumente.
Besonders komfortabel und produktivitätssteigernd sind Systemergänzungen zur Endverarbeitung der Dokumente wie Online-Faltautomaten mit Optionen zum Lochen, Stanzen und Heften.
Internet
Ausführliche Informationen
Synergix-Produktfamilie
KEM 464
Investitionssichere, multifunktionale Lösungen
Die neue Produktfamilie Sy-nergix Digital Solutions von XES erfüllt exakt die Bedürfnisse heutiger Unternehmensstrukturen. Mit ihrer modu-laren Architektur lassen sich bedarfsgerechte Lösungen realisieren – vom Einstieg in digitale Dokumentenbearbeitung, über die Ausstattung von Arbeitsgruppen, bis zur Integration eines Dokumentenzentrums für konzernweiten Zugriff. Synergix ist durch von der XES-Website he-runterladbare Softwareup-grades sehr einfach und schnell an sich verändernden Bedarf des Nutzers anpass-bar. Damit bietet Synergix neben extremer Flexibilität auch höchste Investitions-sicherheit.
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