Inhaltsverzeichnis
1. Ohne Projektmanagement kein Erfolg
2. Direktverbindung dank CA-Link
3. Abgleich zwischen Angebot und Auftrag
4. Schnittstelle zwischen ERP und CAD
Rund 2500 Projekte im Jahr weltweit plant der Anwender Köttermann mit dem Modul Projektmanagement des ERP-Komplettsystems Proalpha effizient und bringt sie zur Auslieferung. Ein weiteres Modul, CA-Link, sorgt für einen durchgängigen Daten- und Informationsfluss vom CAD-System ins ERP, während der Analyzer komplexe Fragen beantwortet und den Anwender vom Monatsbericht angefangen bis hin zur Ad-Hoc-Auswertung umfassend informiert. Mit dem ERP-Komplettsystem von Proalpha gut gerüstet kann der Spezialist für Labormöbel auf sichere, transparente und integrierte Prozesse blicken.
Was als Hersteller von Haushaltswaren und Beleuchtungskörpern begann, ist heute ein internationales Unternehmen für Laboreinrichtungssysteme. Köttermann ist bereits seit über 70 Jahren auf dem Weltmarkt erfolgreich aktiv, produziert seine Laboreinrichtungen aber nach wie vor ausschließlich in Deutschland. Das Besondere daran: Die Laborsysteme von Köttermann sind aus langlebigem, feuchtigkeitsresistentem und brandsicherem Stahl gefertigt, der zudem schwer kontaminierbar ist. Der Vertrieb erfolgt direkt an den Endkunden, darüber hinaus gehört ein weltweites Partnernetz zum Vertriebskonzept des Unternehmens. Die Auftragsvolumina variieren: Sie liegen zwischen 100 Euro und mehreren Millionen Euro. Zu den Kunden zählt eine Bandbreite verschiedener Unternehmen und Organisationen darunter Pharma- und Chemieunternehmen, Universitäten und Institute sowie Unternehmen aus der Medizin- und Lebensmittelbranche. Der Exportanteil liegt bei rund 65 Prozent.
Ohne Projektmanagement kein Erfolg
Mit dem integrierten Projektmanagement koordiniert Köttermann seine jährlich rund 2500 Projekte weltweit. Die vielfältigen Planungs-, Abwicklungs- und Controlling-Aufgaben des Unternehmens erfordern ein bereichsübergreifendes Tool inklusive Zeit-, Ressourcen- und Kostenplanung. Abteilungsübergreifende Projektarbeiten sind somit vollständig in das ERP-Komplettsystem integriert. Als übergeordnete Planungsinstanz legt das Projektmanagement dabei alle erforderlichen Arbeitsabläufe und Ressourcen fest. „Das Projektmanagement ist für uns ein zentrales Element innerhalb von Proalpha. Dort haben all unsere Abläufe gewissermaßen ihren Ursprung“, erklärt Axel Schacht, IT-Service-Team bei Köttermann. „Ohne das integrierte Projektmanagement können wir uns das Verwalten unserer Projekte nicht mehr vorstellen“, sagt Schacht.
Schon während einer Kundenanfrage legen Sachbearbeiter die Projekte an und dokumentieren dabei die Anforderungen der Kunden. Dank der Belegverknüpfung lassen sich Angebote, Aufträge, Rechnungen und der gesamte Schriftverkehr den einzelnen Projekten direkt zuordnen. Bis zu 30 Einzelaufträge werden bei Köttermann einem Projekt zugeordnet. Das Gleiche – wenngleich nicht in dieser Anzahl – gilt für Montagedienstleistungen, welche das Unternehmen durch zertifizierte Montagepartner abwickelt. So sind auch diese einfach und schnell einzusehen und zu finden. Zudem ermöglicht das Projektmanagement-Tool eine mitlaufende Vor- und Nachkalkulation, um die Projektkosten im Auge zu behalten. Bei Änderungen an Daten, die ein Projekt betreffen, wird dieses im System automatisch zur Kalkulation vorgemerkt. Die Kalkulation erfolgt dann 1x täglich per automatisiertem Job.
Darüber hinaus lassen sich Engpässe oder Kollisionen mit anderen Vorgängen und Projektbestandteilen, wie beispielsweise der Beschaffung von Material in der Disposition, schnell erkennen.
Direktverbindung dank CA-Link
Für den richtigen Informationsfluss zwischen Konstruktion und ERP sorgt CA-Link. Schacht: „CAD und ERP bilden eine Einheit. CA-Link verwaltet bei uns sowohl Konstruktionsdaten als auch kaufmännische Daten zu Baugruppen und Zeichnungen in einer Datenbank.“ Der Vorteil für Köttermann ist, dass die komplette Zeichnungsverwaltung samt Änderungsdiensten im ERP-System liegt. PDFs werden über CA-Link problemlos ins integrierte Dokumentenmanagement-System sozusagen überspielt. Außerdem lassen sich in der Zeichnungsverwaltung zusätzlich auch Werknormen gut verwalten. Dokumente lassen sich damit einfach den Teilen zuordnen, sind im Datenmanagementsystem verfügbar und unterliegen dem Änderungsdienst der Zeichnungsverwaltung, was eine lückenlose Dokumentation ermöglicht. Das hilft besonders bei der ISO 9001 Zertifizierung.
In der Konstruktionsabteilung beispielsweise nutzen die Mitarbeiter CA-Link beim Anlegen von Neuteilen. Braucht ein Kunde ein spezielles Teil, etwa einen maßgeschneiderten Unterschrank, legen Mitarbeiter den entsprechenden Teilestamm an und erzeugen eine Zeichnung. Zudem werden die Daten automatisch an das Auto-CAD-System übermittelt. Früher war dies nur mühsam über handgestrickte Importe möglich, eine direkte Anbindung an das damalige ERP-System gab es nicht. Ferner war es mit viel Papierkram und Suchaufwand verbunden, da die Zeichnungen sich in unzähligen Ordnern stapelten. „In Sachen Schnelligkeit, Qualität, Transparenz und Integration war das kein Vergleich zu der Lösung, die wir jetzt mit Proalpha haben“, weiß Schacht.
Weitere Vorteile von CA-Link: Bei Änderungen oder erledigten Aufgaben werden die Mitarbeiter in der Prozesskette, etwa in der Fertigung oder im Einkauf, über automatisierte Workflows informiert. So haben beispielsweise Mitarbeiter in der Konstruktion den kompletten Überblick über den Lagerbestand von Materialien. Sie haben sogar Einblick in die Beschaffungszeiten, falls etwas fehlen sollte. Andere Fachbereiche wiederum können sich die fertigen Konstruktionszeichnungen ansehen. Da sich bei Änderungen auch die Stücklisten aktualisieren, bekommt bei Köttermann außerdem die Dispoabteilung davon „Wind“ und kann umgehend fehlende Teile bestellen. Auch die Produktion profitiert, da sie auf manuelle Datenabgleiche verzichten und Änderungen schnell ausführen kann. „Das trägt zur Qualitätssicherung bei und spart Zeit“, so Schacht.
Abgleich zwischen Angebot und Auftrag
Mit dem Analyzer analysiert Köttermann große Teile des Betriebs: Aufträge, deren Größe und Volumen, die Anzahl der Teile. Dabei stehen alle Daten den Mitarbeitern auf Knopfdruck zur Verfügung, entweder als standardisierte Abfragen, die über Nacht laufen, oder ad-hoc. Hoch im Kurs stehen dabei Gegenüberstellungen, zum Beispiel von Angebot und Auftrag. Das Fazit von Schacht für das gesamte ERP-System fällt daher positiv aus: „Mit Proalpha haben wir ein modernes und komplett integriertes System. Damit steuern wir unsere Prozesse. Diese sind durchgängig, sicher und transparent. Unsere Daten liegen zentral abgespeichert und sind für alle verfügbar.“ eve
Die wesentlichen Funktionen des ERP-Systems erhalten Sie hier im Überblick: hier.pro/OPBmT
PLUS
Schnittstelle zwischen ERP und CAD
Viele Geschäftsprozesse bauen auf Konstruktionsdaten auf. Mit CA-Link fließen diese automatisiert vom CAD-System ins ERP. Weitere Schnittstellen und Systeme für Produkt-Daten-Management (PDM) oder Product Lifecycle Management (PLM) sind, laut Proalpha, überflüssig. Über einen Viewer können alle Abteilungen auf CAD-Daten zugreifen – als Stückliste und als interaktives 3D-Modell. Das vermeidet Rückfragen in der Konstruktion.
„CA-Link verwaltet bei uns sowohl Konstruktionsdaten als auch kaufmännische Daten in einer Datenbank.“
