Mit der ISO Norm 19005-1 wird PDF/A praxisgerecht für die Dokumentenarchivierung Aussage für Generationen - KEM

Mit der ISO Norm 19005-1 wird PDF/A praxisgerecht für die Dokumentenarchivierung

Aussage für Generationen

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Mit jeder Version des Portable-Document-Format (PDF) werden den Anwendern zusätzliche, mächtige Funktionen zur Verfügung gestellt. Gleichzeitig wollen immer mehr Unternehmen PDF für die Langzeitarchivierung nutzen – ein Widerspruch. Seit einem Jahr gibt es die ISO Norm 19005-1. Dort wird das Format PDF/A für die Langzeitarchivierung definiert. Jetzt sind Anwendungen verfügbar, um PDF/A zu erzeugen und vorhandene PDF-Dateien zu prüfen und fallweise an die Norm anzupassen.

Die Basis für die ISO-Norm 19005-1 ist die „PDF-Referenz 1.4“ von Adobe. In ihr wird festgelegt, welche PDF-Eigenschaften obligatorisch, empfohlen, eingeschränkt oder verboten sind. Dabei werden zwei Stufen (Level A und Level B) von PDF/A unterschieden. Für viele Unternehmen ist die Reproduzierbarkeit des archivierten Datenbestands über lange Zeiträume hinweg entscheidend. Diese Anforderung ist durch den Level B abgesichert.

Klarheit bei Farben und Zeichensätzen
Alle für die Reproduktion notwendigen Informationen wie Texte, Grafiken, Bilder, Schriftarten und Farbinformationen müssen in der Datei selbst enthalten sein. Schutzmechanismen, Komprimierungen und Verschlüsselungen können die Reproduktion verhindern und sind somit nicht zulässig. Gleiches gilt für Bildüberlagerungen, Transparenz und Farbmischungen. Eingebettete Metadaten sichern die Zuordnung der Dokumente selbst bei Verlust des Verwaltungssystems. Nicht zulässig sind sprach- oder geräteabhängige Darstellungsvarianten
Bei Verwendung des Level A werden über den Level B hinaus solche Methoden genormt, mit denen Teile oder Informationen aus den PDF-Dokumenten später wieder extrahiert werden können. Zudem wird auf diesem Level die Verwendung des Unicodezeichensatzes definiert.
PDF/A-Werkzeuge sind verfügbar
Für die Erstellung von PDF-Dateien gibt es unzählige Werkzeuge. Diese unterscheiden sich aber stark in der Qualität des erzeugten PDFs. Nur wenige von ihnen können PDF entsprechend der PDF/A-Norm erzeugen. Bei Beschaffung dieser Werkzeuge sollte auch die Frage geklärt werden, ob die Erzeugung interaktiv durch den Anwender oder automatisch im Hintergrund unter der Kontrolle des Dokumentenverwaltungssystems erfolgen soll. Mit Programmen zum Prüfen lassen sich bereits vorhandene PDF-Dateien auf Normkompatibilität untersuchen. Die Prüfkriterien und Errorlevel sollten konfigurierbar sein. Damit können unterschiedliche Level der Norm und Firmenrichtlinien richtig gecheckt werden. Die Prüfung sollte interaktiv durch den Endanwender erfolgen können. Zusätzlich ist eine Integration in Verfahrensketten wünschenswert. Ist eine PDF-Datei nicht normkonform, so helfen aussagekräftige Meldungen, damit der Ersteller zukünftig zielführend arbeiten kann. Eine Alternative zur Zurückweisung und Neuerstellung ist die automatisierte Korrektur einer PDF-Datei. Das ist für eine ganze Reihe von Eigenschaften (siehe Kasten links) möglich.
PDF/A wird dem Platzhirsch TIFF/G4 mächtig Konkurrenz machen, denn neben der Darstellung von Text- und Grafikobjekten kommt nun Farbe ins Spiel und eine Volltextrecherche wird möglich.
PDF Longlife Suite KEM 637

PDF Longlife Suite von Seal Systems
  • Convertwiz: PDF und PDF/A aus allen Windowsanwendungen
  • PDF Checker: Prüfen auf PDF/A Normkonformität
  • PDF-Adjust: Anpassen von PDF-Dateien an PDF/A
  • Integrationen für DMS- und PLM-Systeme: automatische Prüfung beim Einchecken von PDF-Dateien.

  • Die häufigsten Fehler
    Untersuchung in großen PDF-Datenbeständen haben gezeigt: über 90 % aller PDF/A-Norm-Inkompatibilitäten (Level B) lassen sich auf wenige Ursachen zurückführen:
    • Fonts nicht eingebettet
    • Bild- und Farbeigenschaften
    • Fehlende ID- und Metadaten
    • Unerlaubte Aktionen und Schutzrechte
    Fast alle Fehler lassen sich automatisierbar korrigieren.
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